Kontaktliste - Firmen zuordnen

[Gisela]

Moin!
Die Lösung ist sicherlich ganz einfach, aber mein Access-Wissen ist sehr eingerostet ... ich krieg's einfach nicht hin.
Wahrscheinlich habe ich darum auch hier keinen Thread mit einem ähnlichen Problem gefunden ... weil alle es können bloß ich nicht ...

Also folgende Sachlage:
Datenbank zur Kontaktpflege. Es gibt bei einigen Firmen viele Kontakte, so dass es unschön wäre, die Firma für jeden Kontakt neu anzugeben.

Daher:
Tabelle "Kontakte" mit Name, Tel, Mobil, Geb., etc, dazu ein Feld für die Verknüpfung mit einer Firma.
Tabelle "Firmen" mit allen Firmendaten.

Im Formular möchte ich einen Kontakt eingeben, im Feld "Firma" (DropDown) möchte ich dann:
A - eine Firma auswählen und es erscheint (Unterformular?) die Firma mit Adresse etc, also mit allen Feldern aus Tabelle "Firmen"
oder B - direkt dort eine neue Firma mit allen Details eingeben.

Hat vielleicht jemand eine Vorlage für so eine Situation?
Vielen Dank im Voraus.

 

[andyfau]

Dass Du nichts passendes gefunden hast, ist eigentlich nicht verwunderlich, weil Deine Denkweise nicht eindeutig ist.
Hat eine Firma viele Kontakte? Oder kann ein Kontakt evtl. mehreren Firmen zugeordnet werden? Gibt es da vielleicht verschiedene, weitere Kontakttypen (Kunde, Lieferant, Amt, Ansprechpartner, usw.)? Aber eigentlich sind es ja alles mehr oder weniger Adressdaten.
Da es sich bei den Firmendaten und bei den Kontakdaten eigentlich um dasselbe Genre handelt, reicht eigentlich erstmal eine Tabelle für die Daten.
Denn beide Tabellen hätten, denke ich, mehr oder weniger dieselben Felder: ID, Name1, Name2, PLZ, Ort, StrasseHausnr, Telefon, Mobil und was Du dir sonst noch so wünschst. Zur Unterscheidung vielleicht ein Kontakttyp (Firma, Kunde, o.ä.)
Über eine zweite Tabelle, die nur aus zwei Feldern besteht (ID1 und ID2 als kombinierter Primärschlüssel um Dopplungen zu vermeiden), können dann beliebige m:n - Verbindungen der Kontakte/Firmen erstellt werden.

Nun genügt ein Formular zur Erfassung aller Kontakte. Denn nur dann ist es egal, ob zuerst Firmendaten oder zuerst z.B ein Ansprechpartner erfasst wird. In einem weiteren Schritt/Formular können dann die gewünschten Kombinationen hergestellt werden. (Haupt- und Unterformular). Im Hauptformular sucht man den Kontakt auf, dessen Zuordnungen man bearbeiten möchte. Im Unterformular(endlos) werden gefiltert die zugehörigen Kontakte angezeigt, bzw. wird dann ggf, eine´neue Zuordnung zugefügt. Wobei auch hier ein Suchmechanismus, zB. über ein Listfeld vorhanden sein muss.

Es ist also nicht ganz trivial, wenn die Datenstruktur nicht ganz klar ist.

 

[Gisela]

Moin und vielen Dank.
Sorry, wenn ich das nicht klar genug ausgedrückt habe. Liegt wahrscheinlich daran, dass ich nicht korrekt in Access-Strukturen denke.

Ich habe Kontakte, die jeweils nur zu einer Firma gehören. Aber viele Kontakte in wenigen Firmen, also Firmen mit mehreren Kontakten.
Um die Firma nicht bei jedem Kontakt komplett neu eingeben zu müssen, will ich die Firmen in einer eigenen Tabelle haben und dann den Kontakten zuordnen.
In der Tabelle Kontakte habe ich also keine Adresse etc., also keine Daten, die für alle Kontakte in der jeweiligen Firma gelten.

Die Zuordnung alleine wäre nicht das Problem - aber ich habe ja in der Firmen-Tabelle die für alle Kontakte dieser Firma geltenden Angaben wie Adresse, Tel.Zentrale, Branche, etc. Diese weiteren Angaben sollen (im Unterformular?) angezeigt werden und
a) bei Eingabe von neuen Kontakten für eine bestehende Firma ausgewählt und
b) bei Eingabe von neuen Kontakten für eine neue Firma dort auch eingegeben werden können.

Ich hoffe, das ist jetzt etwas klarer.

 

[bdittmar]

Moin!
Die Lösung ist sicherlich ganz einfach, aber mein Access-Wissen ist sehr eingerostet ... ich krieg's einfach nicht hin.
Wahrscheinlich habe ich darum auch hier keinen Thread mit einem ähnlichen Problem gefunden ... weil alle es können bloß ich nicht ...

Also folgende Sachlage:
Datenbank zur Kontaktpflege. Es gibt bei einigen Firmen viele Kontakte, so dass es unschön wäre, die Firma für jeden Kontakt neu anzugeben.

Daher:
Tabelle "Kontakte" mit Name, Tel, Mobil, Geb., etc, dazu ein Feld für die Verknüpfung mit einer Firma.
Tabelle "Firmen" mit allen Firmendaten.

Im Formular möchte ich einen Kontakt eingeben, im Feld "Firma" (DropDown) möchte ich dann:
A - eine Firma auswählen und es erscheint (Unterformular?) die Firma mit Adresse etc, also mit allen Feldern aus Tabelle "Firmen"
oder B - direkt dort eine neue Firma mit allen Details eingeben.

Hat vielleicht jemand eine Vorlage für so eine Situation?
Vielen Dank im Voraus.

Hallo,
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[Gisela]

Ich hatte mir schon einige fertige Lösungen angesehen - kostenlos ja ... in der Probezeit. Danach teuer ...
Ist dieses wirklich dauerhaft kostenlos?

 

[Gisela]

Habs mir angesehen, HubSpot geht leider nur bis 1000 Kontakte - das reicht mir leider nicht.

 

[andyfau]

Ich habe die Wirkungsweise von m_zu_n-Beziehungen und die Abhandlung aller Kontaktdaten in einer Tabelle mal in einem Beispiel zusammengeklickt.
Natürlich müssen in die Formulare dann noch entsprechende (Such)Filter eingebaut werden. Aber um es erstmal nachvollziehbar zu machen kannst Du ja mal mit der Standardfilterfunktion (rechte Maustaste in einem Feld) rumspielen.
In dieser Funktionalität ist es egal, was zuerst da ist, das Huhn oder das Ei, also Firma oder Kontakt. Aber es können sowohl zu einer Firma mehrere Kontakte, als auch zu einem Kontakt mehrere Firmen vorhanden sein.

 

[Gisela]

Wow!
Vielen Dank!
Ich guck mir das nachher in Ruhe an.